Du kjenner pulsen stiger. Hendene er litt svettere enn vanlig. Tallene på skjermen har begynt å gå i surr, men du vet du må holde ut. Det er nå eller aldri. OK. Kanskje ikke aldri, men i hvert fall ikke før neste år. Budsjettsesongen er i gang.
Om noe overdramatisert er beskrivelsen av budsjettsesongen noe mange nok kjenner seg igjen i. Det å skulle planlegge det kommende økonomiske året byr på mange utfordringer. Da krystallkulen dessverre ikke er optimalisert enda, kan det være problematisk å vite hva som vil skje det neste året. Budsjettet kan derfor plutselig bli utdatert i dét siste punktum er satt.
For to år siden gikk Amesto bort fra tradisjonelle budsjetter og over til til Beyond Budgeting. Vi var ferdig med å jobbe med historiske budsjetter som alt for fort var utdaterte. Ønsket vårt var å styre selskapet på mål, avvik og handlingsplaner. Det har vi ikke angret på.
Hvorfor gå over til Beyond Budgeting?
La oss begynne med å forstå hva Beyond Budgeting er. Det er en styringsmodell som baserer seg på mål, avvik og handlingsplaner. Man vurderer forrige kvartal og forventet resultat de neste fire kvartalene. Prognosemodellen fordrer at all input om forventede resultater skal være 100 % realistiske. Når vi jobber presenteres det en prognose. Deretter setter styret og ledelsen et ønskelig mål. Trinn tre er å identifisere tiltak for å nå målene.
Det er en presis og dynamisk modell som gir rom for at organisasjonen er i konstant endring og i tillegg har bedre tilpasningsdyktighet til globale svingninger.
Vi lever midt i et eksempel på det sistnevnte. Oljeindustrien som råder over norsk økonomi har sett et dramatisk fall i oljepriser den siste måneden. Industrier som er tett knyttet opp mot oljen kan ikke lengre leve etter budsjettet som ble satt i fjor da forventningene var annerledes enn det som er realiteten. Det har oppstått en uventet global svingning, og budsjettet bør tilpasses deretter. Det samme gjelder norske eksportører som ikke produserer olje. De kan forvente vekst og bør tilpasse budsjettet deretter.
«Mer konkret viste våre beregninger at budsjettrelaterte operasjoner
la beslag på tre årsverk. Med Beyond Budgeting kreves det
maksimalt ett årsverk for å gjøre jobben.»
Vår erfaring med tradisjonelle budsjetter er at det stjeler tid og fokus fra nøkkelpersoner. Hos oss er det viktig at disse nøkkelpersonene skal konsentrere seg om vår kjernevirksomhet; å jobbe med regnskap og lønn, konsulentutleie, rekruttering, forretningssystemer og oversettelse. De skal skape resultater.
Mer konkret viste våre beregninger at budsjettrelaterte operasjoner la beslag på tre årsverk. Med Beyond Budgeting kreves det maksimalt ett årsverk for å gjøre jobben. I tillegg er styringsverktøyet realitetsforankret og ikke historisk utdatert etter kun kort tid.
Dokumentasjon fra undersøkelser og forskningsdokumenter underbygger mine betraktninger og viser at budsjettprosessen tar 4–5 måneder og sløser 20–30 % av tiden til toppledelsen og økonomiledelsen.
To år rikere med erfaringer
I en omstillingsprosess skal man lære. Her er våre viktigste lærdommer, punktvis:
- Det var helt riktig å gå vekk fra tradisjonelle budsjetter, og vi går ikke tilbake.
- Vi undervurderte tiden og ressursene som kreves for å implementere denne omfattende endringen uten ekstern hjelp.
- For Amesto og våre ledere, betyr endringen at det er slutt på å tenke taktisk i budsjettprosessen. Du kan ikke rapportere for lave forventninger for å sikre seg, eller for høye tall for å vise deg. Det skal være realistisk. Er du ikke ærlig i inputfasen risikerer du at styret iverksetter tiltaksplaner som slår bena under driften. For eksempel kreve kutt i antall ansatte når du egentlig burde ansette fler.
- Det gir rom for muligheter.
Status quo: Beyond Budgeting
Selv om Beyond Budgeting fredeles ikke er den mest utbredte budsjetteringsmodellen er det definitivt en økende interesse. Beyond Budgeting eksperten Bjarte Bogsnes forteller at det er en enorm interesse for Beyond Budgeting globalt. I hans ord, «Det løsner når GE & Shell inviterer».
Selv om det ikke ser ut til at Beyond Budgeting har «tatt av» i Norge enda ser man en økende interesse. Det er bra. Selskapene som implementerer systemet får nemlig enorme muligheter, både styringsmessig og ressursmessig.
For Amestos del er konklusjonen enkel: Aldri mer budsjett!
Les mer om Statoils erfaringer med Beyond Budgeting.
CEO Arild Spandow
Amesto
Følg meg på Twitter:
@CEOAmesto
Ved spørsmål om våre tjenester ta kontakt.
Amesto 