EDAG – Som kjerringa på økonomiavdelingen

 Per Morten Hoff Generalsekretær IKT-Norge


Per Morten Hoff
Generalsekretær
IKT-Norge


Et godt norsk uttrykk er «Som kjerringa på julekvelden». Opprinnelsen kjenner jeg ikke til, men det handler om at noe kommer brått på.

EDAG-prosjektet og A-ordningen vil komme brått på de fleste norske bedrifter når det skal innføres 1.1.2015. Vi er redd at alle sliterne i landets økonomiavdelinger vil få seg et aldri så lite sjokk. Ikke bare skal årsavslutningen i havn, men samtidig skal en rekke rutiner legges om.

Det er tid for å begynne forberedelsene nå!

 

 

 

EDAG blir helt sikkert et bra prosjekt. Det er den største omleggingen av offentlig rapportering noen sinne. Skatt, NAV og SSB står bak prosjektet. IKT-Norge heier på digitalisering av offentlig sektor – det er svært viktig og svært riktig, men prosjektet kommer brått på! De som leverer ERP og lønnssystemer jobber på spreng for å programmere inn endringene, og alle de seriøse aktørene sier at de vil være klare.

Men, det er ikke bare systemleverandørene som må være klare. Bedriftene skal også være klare for A-ordningen. Det er de som skal ta dette i bruk. Derfor vil det bli et stort behov for konsulenter i tiden fremover, og det vil bli et stort behov for hjelp i økonomiavdelingene for å komme i havn. Det nytter nok ikke å be om hjelp når det brenner, man må være tidlig ute skal man sikre seg nødvendig hjelp. Grunnen til at det er ekstra viktig å være tidlig ute er at det ikke er noen kjære mor hos det offentlige. Systemet er lagt opp med svært strenge dagbøter om man ikke sender inn opplysninger innen de gitte fristene.

Allerede tidlig i 2014 ba vi om ett års utsettelse, fordi vi mener at tiden blir for knapp for bedriftene, men Finansdepartementet har sagt nei. 1.1.2015 er det ”go,” enten man liker det eller ikke.

Vi i IKT Norge føler at brukerne i for liten grad er blitt hørt, men når politikerne sier hopp så får vi pent hoppe.

Prosjektet er nå i prøvedrift hos noen utvalgte bedrifter. Teknisk virker prosjektet å være i rute. Det gjøres fortsatt noen justeringer i forretningsreglene på mottakssiden, som styrer hva som godtas ved innsending, men endringene som gjøres er stort sett forenklinger på bakgrunn av erfaringer fra prøvedrift. Prøvedriften har fungert tilfredsstillende, men vi ser at det er ganske mye kundene må rydde opp i før innsendingene går gjennom uten feil og ikke blir avvist. Det jobbes nå med å løse dette ved forbedringer i prøvedrift-fasen.

EDAG ill

Uansett vil det for mange kunder bli mye å ta tak i. Spesielt når det gjelder detaljer i ansattregisteret og mapping av nye koder mot gamle, vil kunder med mye historikk og egenopprettede koder slite i starten. Nye og komplekse regler de tidligere ikke har vært nødt til å forholde seg til må nå følges. I overgangsåret vil de fleste sannsynligvis begynne å se på dette først etter at lønns- og trekkoppgavene er levert 20. januar 2015. Gyldig a-melding for januar skal være levert innen 5. februar. Vi ser for oss at behovet for support i denne perioden, også utover det tekniske, vil bli enormt. Her gjelder det å være føre var. Det nytter nok ikke å be om hjelp når det brenner. Her må man være tidlig ute skal man sikre seg nødvendig hjelp.

Budskapet er at EDAG og A-ordningen ikke må komme som julekvelden på kjerringa på din bedrift.

Grunnen til at det er ekstra viktig å være tidlig ute er at det ikke er noen kjære mor hos det offentlige. Vi håper selvsagt at det vil være en viss forståelse for nybegynner-problemer, men systemet er lagt opp med svært strenge dagbøter om man ikke sender inn opplysninger innen de gitte frister – og startskuddet går som sagt allerede i første kvartal. Vi skulle ønske det var en quick-fix for alle problemer, men erfaringene fra prøvedriften tyder på at her er det manuelt arbeid som må utføres.

EDAG illustrasjon

Når hele prosjektet er implementert, også med NAVs komponenter (trolig i 2017), har vi god tro på at det blir riktig bra, men budskapet er at EDAG og A-ordningen ikke må komme som julekvelden på kjerringa på din bedrift. Her må jobben starte så raskt som mulig.  Du og din bedrift må sette dere inn i hva som kreves av endringer i rutiner og systemer før vi skriver 2015. De som venter og tror at dette ordner seg eller går over, kommer til å gå på en gedigen smell er jeg redd. EDAG kommer, og det må din bedrift forholde seg til. Jeg anbefaler en tett dialog med dine systemleverandører og dine partnere på lønn og regnskap for å sikre en mest mulig smertefri overgang til helt nye rutiner.

God sommer!

Hilsen Per Morten Hoff

 

Hold deg oppdatert på EDAG og A-ordningen

IKT Norge

Tidligere blogginnlegg om EDAG. This is your wakeup call

Din EDAG-partner

 

 

 

Ustøtt fundament med hjemmesnekret språk

Roy Arve Garvik, Amesto Translations

Roy Arve Garvik, Amesto Translations

Forleden dag måtte jeg kapitulere og ta favorittskoene mine med til skomakeren. Jeg hadde da over lengre tid nektet å la skoene dø, gang på gang flikket på læret og limt sålene, men nå stod skoenes liv ikke lenger til å redde. Min tid som hobby-skomaker var forbi. Og resultatet fra en ekte, profesjonell skomaker viste seg å være MEGET tilfredsstillende, hvorfor hadde jeg ikke gjort dette før?

Vi er alle hobby-skomakere, vi er hobby-snekkere og hobby-malere hjemme hos oss selv. Vi prøver oss til og med som hobby-rørleggere og -elektrikere, selv mot bedre viten. Det funker som regel ok. Det føles godt å ha klart det selv, selv om andre stilltiende ikke er like imponert.

Men vi ville aldri påtatt oss å pusse opp lokalene på jobben selv?

Ville man i dag satt en sekretær med litt bedøk fra videregående til å ta selskapets regnskap? Eller til å sette opp en viktig avtale for selskapet? Nei, dette må man selvsagt ha fagfolk til.

Hobby-skomakeri kommer man seg kanskje unna med hjemme, men ikke i næringslivet. Her bruker man selvsagt fagfolk. Til det meste. Men alt for sjelden bruker man oversettere til å oversette. Dette er noe alle tror man kan, og vi nordmenn liker å tro at vi er nesten like gode i engelsk som engelskmennene selv.

Jeg er forbauset over at store, profesjonelle organisasjoner i så stor grad overlater denne delen av kommunikasjonsvirksomheten sin til ufaglærte. Kompetente ansatte, ja, kanskje høyt utdannet innen IT, økonomi, juss, mekanikk eller markedsføring kan være dyktige innen sitt fagfelt, men det er ikke dermed sagt de behersker et fremmedspråk.

Oversettelse er en viktig del av selskapets måte å kommunisere både produkter, tjenester, verdier osv. til det norske og utenlandske markedet:

Det nytter ikke med et godt produkt dersom de potensielle kundene ikke skjønner hvor godt det er.

Det nytter ikke å overbevise noen om at man er seriøs og dyktig med et hjemmesnekret språk.

Og man sparer ikke penger på å oversette selv: hvorfor skal en konsulent sitte og gjøre ting han ikke kan, når selskapet hans kan leie ham ut til kunder for fire ganger prisen av en oversetter?

En årsrapport, en markedsføringstekst, en avtale, websidene til selskapet, programvaren og dokumentasjonen, de er alle eksempler på tekster som er selskapets ansikt utad. Å hindre at potensielle kunder eller investorer i utlandet oppfatter en som hjemmesnekret og unøyaktig, burde i seg selv være grunn nok til å ta seg råd til å bruke en profesjonell oversetter.

Skomaker, bli ved din lest.

Jurist, bli ved din lovsamling.

IT-konsulent, bli ved din datamaskin.

Økonomisjef, bli ved dine tall.

Mekaniker, bli ved din bil.

Så ordner oversetterne oversettelsen.

 

Les med om Amesto Translations sine tjenester her

This is your wakeup call

Åse Moss Hansen,  AccountHouse

Åse Moss Hansen

Fra 1. januar 2015 skal ansettelsesforhold og inntektsopplysninger rapporteres inn til myndighetene på en helt ny måte. Hvis du ikke vet hva EDAG eller A-ordning er, bør du fortsette å lese. Vi er nemlig mange som jobber for at EDAG skal bli en suksess, og ikke en gedigen krasj-landing på kulen med beinbrudd og buksa full av snø.

Kort fortalt: EDAG (Elektronisk Dialog med Arbeidsgiverne) skal forenkle arbeidsgivers rapportering av ansettelsesforhold og inntektsopplysninger. Fra nyttår innføres A-meldingen, som er navnet på den nye rapporteringsordningen til Skatteetaten, NAV og SSB. Informasjon om ansettelsesforhold og inntektsopplysninger skal da rapporteres elektronisk via Altinn og erstatter følgende fem meldinger:

– Lønns- og trekkoppgave

– Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønns- og trekkoppgave

– Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk

– Oppgave til lønnsstatistikk

– Melding til Aa-registeret

Dette er en omfattende endring, og er du bedriftsleder eller lønnsansvarlig må du vite hva EDAG og A-melding er, og hvordan dette vil påvirke din bedrift. I tillegg bør du raskt kalle inn de som har ansvaret for lønnsområdet i selskapet så du er sikker på at dere har alt er på stell til 1. januar neste år.

Som vår CEO Arild Spandow sier: Jeg er redd mange ledere har sovet i timen. Og det har han rett i.

Det er viktig å sikre at bedriften kan levere i henhold til myndighetenes krav, og at lønnssystemene støtter de nye kravene til rapportering. I kulissene truer myndighetene med dagsbøter til de som ikke er klare, og det kan fort bli en dyr affære.

Min oppfordring til deg som leder er derfor: Ta kontroll og still de riktige spørsmålene til ledergruppen før du tar ferie!

CEO’ens lille hjelper:

– Er organisasjonen forberedt på EDAG?

– Er ledere og ansatte innen IT, økonomi og HR koordinert?

– Har vi supportavtale på våre lønnssystemer?

– Er våre lønnsmedarbeidere kurset i EDAGs ordningen?

– Har vi tatt høyde for eventuelle behov for ekstra bemanning i perioden juni-desember?

– Har vi tilstrekkelig back-up og beredskapsplan for våre lønnsmedarbeidere i forbindelse med den praktiske overgangen i desember 2014/januar 2015?

… Og med fare for å bli beskyldt for å mele vår egen kake – Det er lov til å be om hjelp.

Din EDAG-partner

Noen sammenligner EDAG med 2000 års-problematikken. Stor ståhei for ingenting. Men det en holdning du ikke har råd til å ha. Min spådom er at markedet kommer til å være støvsugd for IT-konsulenter, systemspesialister og lønnsrådgivere allerede i oktober. Da kan det bli en tøff november og desember – for ikke å snakke om januar og februar for lønnsavdelinger som ikke har tatt sine forhåndsregler.

En aktør som ikke har sovet i timen er IKT NORGEs Per Morten Hoff. Han har rollen som både vakthund, varsler, forebygger og fødselshjelper. Han uttaler følgende: EDAG er et viktig fornyingsprosjekt som vi må lykkes med! Derfor er vi svært opptatt av at implementeringen skal bli vellykket. Men AS Norge har fått dårlig tid. Tidsfristen fra myndighetene skaper utfordringer i alle ledd.

Hos oss i Amesto er EDAGs-problematikken noe av det vi jobber mest med om dagen. På systemsiden sikrer vi at alle som benytter våre løsninger kan sove godt om natten. I Payroll-avdelingen jobber vi for at både kundene våre og vi er riktig rigget for endringene som kommer. På bemannings-siden bygger vi opp en pool av fagfolk som kan rykke inn i de ulike fasene vi kommer i ettersom EDAG skrider frem.  Med bakgrunn i dette har vi gått sammen med IKT Norge, Top Temp og House of Consulting og skapt et slags SWOT-team.

Tanken er at vi skal sørge for at bedriftene der ute får tilgang til spesialistene de trenger, når de trenger det. Vi skal rett og slett være «Din EDAG-partner». I tillegg skal vi jobbe hardt for at AS NORGE får vite hva EDAG og A-ordningen er i tide, så EDAG blir en suksess, og ikke en gedigen kræsj-landing på kulen med stygge beinbrudd og buksa full av snø.

Da er du herved informert. Nå er det opp til deg. 

 Les mer på våre hjemmesider