EHF – det er enkelt det!

shutterstock_97347020I dag arrangeres den årlige EHF-konferansen av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Amesto er selvsagt tilstede.

La oss først begynne med det grunnleggende. EHF står for elektronisk handelsformat og er et standardformat for utveksling av digital ordreinformasjon med det offentlige.

Formatet er basert på europeiske standarder og gjør det enklere for deg som leverandør å samhandle med det offentlige. Det sparer også miljøet ved at det blir vesentlig mindre papir når faktura, katalog, ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel og kreditnota etter hvert flyttes over på elektroniske standardformater.

Dagens EHF-konferanse vil blant annet belyse hvordan EHF vil spille inn på digitaliseringen av offentlig sektor og hvordan offentlige innkjøp kan forenkles og effektiviseres. Blant innlederene finner vi statssekretær Paul Chaffey, avdelingssjef i Oslo Kommune, Kari Margrethe Hovde og Amestos egen Per Inge Rygg.

Per Inge er daglig leder i Amesto Solutions Purchasing, og leder arbeidet med en ny tjeneste vi har kalt Supplier Portal. Dette er en skyløsning som samler alle de elektroniske handelsformatene du trenger å forholde deg til som leverandør til det offentlige i et enkelt aksesspunkt. Under dagens konferanse vil Per Inge holde et foredrag med samme tittel som dette blogginnlegget, EHF- det er enkelt det!

Ønsker du å vite mer om Supplier portal og hvordan du kan komme i gang? Besøk gjerne vår nettside.

Du kan også se DIFIs film, hvor Per Inge er intervjuet.

Jag trivs bäst i öppna landskap

2. KH«Jag trivs bäst i öppna landskap» synger Ulf Lundell i sin kjente og kjære slager fra 1982. Det kan nok være langt fra det landskapet Ulf beskriver, til det landskapet mange tusen medarbeidere går til hver dag. I alle fall dersom vi skal tro på det som skrives i media.

For nøyaktig ett år siden samlokaliserte Amesto i Oslo og fjernet muligheten for individuelle cellekontor. I følge media var dette risikosport på høyeste nivå. Åpent landskap resulterer i støy og avbrytelser (Aftenposten), en reduksjon i effektivitet på 30 % (Nettavisen), økt sykefravær (Aftenbladet) og konsentrasjonsproblematikk (E24). Den generelle konklusjonen synes å være at «vinninga», målt i reduserte husleiekostnader, går opp i «spinninga», målt i effektivitetsreduksjon.

Det fascinerende med denne debatten er mangelen på forankring i realitetene som bedriftene, bedriftseierne og ikke minst samfunnet står overfor. Det er ikke et reelt alternativ for norske bedrifter å la alle ansatte få eget kontor.

Det beregnes i snitt ca. 25 m2 per medarbeider for kontorarealer der ansatte skal ha egne cellekontor. For bedrifter med landskap er det mulig å redusere dette til nesten det halve, der man ikke beregner «egne» plasser, eller rundt 15 m2 der alle sitter i landskap. Det er fullt mulig å komme ned i arealbehovet for cellekontor-arealer, men dette må i så fall gå på bekostning av fellesarealer for de ansatte.

For Amesto innebærer samlokaliseringen i åpent landskap en årlig besparelse på cirka 4 millioner på våre 200 ansatte i Oslo. I tillegg har vi besparelser relatert til arbeidsplassløsningene, som felles printerstasjoner, avfallshåndtering og mindre krav til tilpasset ventilasjon. Dersom vi skulle samlokalisert i en cellekontorløsning ville vi hatt behov for 40 % mer areal enn det vi har i dag, og andel fellesareal tilgjengelig ville da blitt redusert med over 30 %. Når vi i tillegg vet at undersøkelser viser at i gjennomsnitt er 30 – 40 % av ansatte til enhver tid ikke er på kontoret, gir dette en indikasjon på hvor mye plass man realistisk har behov for.

Samfunnsøkonomisk og miljømessig er åpent landskap unektelig et positivt tiltak. Dersom alle ansatte skulle ha egne cellekontor, ville kontorplassbehovet i byene ville blitt større enn tilbudet. Prisene ville steget, noe som igjen ville tvunget bedriftene ut av byene, og dermed økt behovet for privattransport. Klimastrategi tilsier med andre ord at vi skal klare oss på mindre areal per person, både med hensyn til plass og ressurser.

Det er disse tallene bedriftsledere må ta hensyn til når man skal velgekontorløsning for selskapet. Dette er vår hverdag.

En annen «sannhet» i mediene er påstanden om at en landskapsorganisering reduserer effektiviteten med 30 %. Med en trend mot åpne landskapsløsninger bør dette i så fall gjenspeiles i en generell produktivitetsnedgang hos alle som baserer seg på dette. Det betyr at både DNB, Gjensidige, If og Amesto må revurdere sin strategi ved neste husleiefornyelse. Men faktum er at Amesto, siden samlokaliseringen og innføringen av 100 % landskapsløsninger, har økt både produktiviteten, medarbeidertilfredsheten og lønnsomheten.

Det jeg likevel savner mest i debatten om kontorløsninger er fokus på fordelene med åpent landskap. Alle bedriftsledere vet hvor viktig effektiv internkommunikasjon er, for både kulturbygging og ikke minst for salg.

For Amesto var god internkommunikasjon et av de viktigste argumentene i valg av kontorløsning. Vi jobbet lenge med å finne effektive løsninger som ivaretok både behovet for privatliv og kommunikasjon. For det er mulig å finne gode løsninger som ivaretar begge disse behovene, og således skape økt trivsel og mulighet til å gjøre en bedre jobb.

Jeg imøteser derfor en debatt om åpne kontorløsninger som er mer realistisk, basert på den faktiske virkeligheten bedrifter og bedriftsledere opererer i. Det er ikke et reelt alternativ å tenke seg at alle ansatte skal ha kontor. Det er hverken økonomisk eller miljømessig bærekraftig.

I tillegg blir det en underlig debatt når man omtaler store bedrifter og deres overgang til landskap. For de fleste ansatte i DNB eller Gjensidige har det aldri vært et reelt alternativ til landskapsløsninger, de har alltid sittet i åpen løsning. Så kanskje dreier det seg heller om å se på fordelen av å flytte ledelsen ut i landskapet, sammen med sine ansatte. Da begynner diskusjonen å bli interessant!

Dette innlegget er publisert i aprilutgaven av Kapital.